Bạn đang có tính toán kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay mở rộng mô hình kinh doanh? Bạn đang học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của nó đối với quá trình quản lý khách sạn. Bài chia sẻ dưới đây Ezibee sẽ chỉ ra một số ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng xem qua. Để có lựa chọn hoàn hảo nhất cho việc kinh doanh của mình.
Điểm đặc biệt của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ
Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft giúp công đoạn tính toán trở nên nhanh gọn. Ứng dụng này đã sớm được dùng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh từ lâu. Giờ đây, luôn có những khách sạn vừa và nhỏ sử dụng phần mềm này trong hoạt động quản lý. Thế nhưng, với việc phát triển chóng mặt của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel bộc lộ ra một số điểm bất cập, bao gồm các ưu điểm vốn có của phần mềm.
Phần mềm excel giúp quản lý:
- Check in, check out khách ra vào hàng ngày
- Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, dõi theo tình hình phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng)
- In hóa đơn riêng cho từng dịch vụ, có thể in ngay cho khách
Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel
Ưu điểm
- Miễn phí, không quá khó sử dụng:
Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, trợ giúp chúng ta triển khai một số công việc tính toán cơ bản một giải pháp đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho những dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng tách thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu nhiều chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết các mục trong từng loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng.
- Lưu trữ, tra cứu và tính toán
Với các kỹ năng dễ dàng, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu mỗi ngày, giải nhiều bài toán, tiện lợi cho công tác lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với những bảng biểu bằng các con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi nhiều tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
- Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng khả quan nhất cho những mô hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không nhiều.
Nhược điểm
- Độ bảo mật dữ liệu thấp
Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá phức tạp bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn là một số chủ kinh doanh đều biết rõ hậu quả của vấn đề này.
- Dễ xảy ra sai sót
Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ thích hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.
- Khó kết hợp với các báo cáo
Excel không thể tự động thống kê, tạo ra nhiều báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì thế, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động lập báo cáo.
- Không sử dụng được với khách sạn quy mô lớn
Đối với một số khách sạn có loại hình từ 3 sao trở lên, tích hợp một số loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng thỏa được vấn đề quản lý nữa.
Từ các ưu nhược điểm kể trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là giải pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Thế nhưng, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn doanh thu về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn phát triển số lượng phòng và mở thêm các loại hình dịch vụ thì có thể nghĩ tới việc sử dụng phần mềm quản lý tối tân hơn.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Phần mềm liên quan: phần mềm quản lý massage
