Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp phải những chức năng gì?

Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một công cụ ngày càng hữu ích trong các khách sạn hiện đại, hỗ trợ người quản lý và nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau. Mặt khác, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS chính xác, quý khách hàng cần hiểu rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp trên có khả năng làm được những gì.

PMS một hình thức cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ một số khách sạn, khu resort và những tài sản tương tự thực hiện các công việc và hoạt động hàng ngày. Ứng Dụng thường bao gồm những nhiệm vụ quản lý và quản trị, với những ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.

Một phương án ứng dụng quản lý khách sạn đang trở nên quan trọng do ngành khách sạn hiện đại được thúc đẩy bởi công nghệ. Với các nguồn đặt phòng có thể đến từ các nguồn, giá cần được chỉnh sửa thông minh cho mục tiêu quản lý doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới khi thanh toán, trả phòng nên được diễn ra đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Điều này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với những thách thức này.

Một ứng dụng quản lý khác sạn thích hợp sẽ cho phép nhân viên loại bỏ một số thủ tục giấy tờ không phải thiết và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

Mặc dù có rất những đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên lĩnh vực, điều quan trọng là cần xác định một hệ thống có các tính năng khả quan cho khách sạn của bạn. Dưới đây là những tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn.

Tính năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống chính xác sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện các nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…

lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều nên thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,…

Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho các chiến dịch quảng bá dịch vụ, nhiều chương trình khuyến mãi tới những khách hàng của mình.

Kế tiếp, điều đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm nhiều tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có khả năng lập hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể dễ dàng phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kỳ dịch vụ khách sạn trả phí nào.

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn phải bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và nhiều báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc những quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.

Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm thích hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là cách mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.

một số tính năng chính của Ezibee:

Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách nhiều phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý các giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.

Ezibee hỗ trợ người lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý nhiều khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.

Ứng Dụng quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật tình hình lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết.

Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng những thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng một số để có phương hướng kinh doanh tốt hơn.

Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và hạn cần thu các công nợ.

Xem thêm: phần mềm quản lý bida

Tính năng xuất báo cáo tỉ mỹ của Ezibee trợ giúp khách sạn thống kê tình hình kinh doanh tỉ mỹ cho người quản lý. Báo cáo có thể lựa chọn các số như ca làm việc, những dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình trạng những phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.